,

Как грамотно и быстро организовать процесс онлайн-регистрации на мероприятие?

организация мероприятий

Многие компании организуют различные мероприятия для привлечения клиентов, сбора базы контактов, продвижения продукции, поддержки лояльности аудитории.

В b2b это конференции, мастер-классы, вебинары, в b2c это творческие вечера и встречи с известными людьми, лекции, презентации нового продукта в розничной точке, спортивные мероприятия, требующие регистрации (забег, заплыв), персональные консультации эксперта, мероприятие для ВИП клиентов и пр.

Сейчас, в непростое время, с одной стороны, многие компании сокращают бюджеты и реже организуют мероприятия, учитывая также снизившуюся покупательную способность своей аудитории.

С другой стороны, кризис значительно повлиял на организацию досуга и времяпровождение ваших клиентов – досуг стал более однообразным, люди отказывают себе в туристических поездках, походах в кино, театры. Поэтому интересное бесплатное мероприятие, организованное какой-либо компанией, может собрать гораздо больше участников, чем раньше. В связи с этим этот канал коммуникации и привлечения покупателей можно назвать сейчас очень перспективным.

Итак, вы запланировали проведение мероприятия c регистрацией доступа. Далее предстоит настройка процесса регистрации участников.

Сервис рассылки Офсис представляет модуль Events, который дает возможность быстро и легко организовать весь процесс онлайн-регистрации участников на мероприятие, включая создание формы регистрации, отправку автоматического письма с ссылкой на ее подтверждение, настройку всех необходимых страниц коммуникации (Workflow-Events-Create an event):

pages-creation

Доступ к форме регистрации возможно ограничить, например, отправив письмо-приглашение с ссылкой определенной группе подписчиков, а можно сделать открытым для всех посетителей сайта, опубликовав форму на сайте, при этом новые адреса будут добавляться в ваш лист автоматически.

Преимуществом использования специального модуля является и полная автоматизация процесса. Вы заранее определяете дату события, период регистрации и максимальное количество участников (например, если зал рассчитан ровно на 300 человек). В случае, если пользователь пытается зарегистрироваться раньше или позже заданного срока или лимит по регистрации превышен, то отображается соответствующая страница коммуникации.

создание события

Первым шагом будет размещение формы на сайте.

форма регистрации

Некоторые рекомендации по форме:

1. Минимум необходимых полей
Как правило, чем больше полей, тем ниже вероятность, что заполнение формы будет завершено. У вас еще будет шанс собрать больше информации об участниках. Также нежелательно использование обязательных полей, кроме email и, возможно, телефона (если он действительно нужен, например, запись на персональную консультацию у косметолога).

2. Продуманный дизайн
Используйте фоновое изображение, баннер, картинку в форме, легко ассоциирующиеся с мероприятием. Избегайте отвлекающих элементов, других ярких баннеров, если форма размещается не на отдельной странице.

3. Поля справа
Если структура формы предполагает размещение картинки или текста рядом с блоком полей, то по данным некоторых зарубежных исследований, лучше работает структура с блоком полей справа от изображения.

4. Согласие на рассылку
Для продолжения коммуникации с участником мероприятия важно получить его согласие на обработку его персональных данных, поэтому не забудьте добавить соответствующее поле в форму.
Риск отказа от рассылки будет ниже, если вы сразу уточните частоту рассылки, выбрав минимально возможную и указав, что от рассылки всегда можно будет отписаться. В процессе коммуникации вы всегда сможете предложить ему больше подписок или большую частоту рассылок.

Вторым шагом будет конфигурация страниц подтверждения отправки данных формы и страниц ошибки, например, если регистрация уже завершена. Здесь обязательно акцентируйте внимание, что регистрацию необходимо подтвердить:

подтверждение получения данных

Далее настраиваем письмо-подтверждение и страницу «Спасибо за регистрацию». Чтобы стимулировать подтверждение, напомните об ограниченности мест на мероприятии и опишите его самые яркие моменты.

registration

wel-page

Важно, чтобы и форма, и письмо, и все страницы были выполнены в одном дизайне. В Офсис по умолчанию используется один баннер и цветовые настройки для всех элементов регистрации. Отметим также, что сборка формы, страниц и письма выполняется в режиме drag’n’drop из готовых кастомизируемых блоков. При желании, дополнительная кастомизация дополняется при помощи html, css.

Далее целесообразно продолжать коммуникацию с зарегистрировавшимся участником. С Офсис вы можете сразу после регистрации включить участников в автоматическую цепочку из писем, подогревающих интерес к мероприятию, напоминающих о важных деталях, таких как время, адрес мероприятия и необходимых документах. Возможно, вы захотите выслать электронное именное приглашение и пр.

Модуль Events также позволяет легко аннулировать регистрацию в любой момент до начала мероприятия. Мы рекомендуем в каждое последующее письмо добавлять ссылку на аннуляцию участия – обстоятельства у участников меняются, а вы будете более-менее представлять, сколько реально людей придет.

аннуляция регистрации

На вкладке отчетов вам доступна статистика:

отчет

 

reg-stat

Все данные об участии в мероприятиях хранятся в профиле подписчика и доступны для построения сегментов. После события, вы можете продолжить вашу цепочку, попросив оставить отзыв о мероприятии, пройти опрос о интересующих участника темах, а также регулярно высылать анонс будущих мероприятий.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply